Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?
Ab dem 17. Dezember 2021 sind insbesondere mittelständische und große Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden sowie Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern verpflichtet, ein sicheres Hinweisgebersystem zu implementieren. Doch auch für kleinere Unternehmen und spezifische Branchen, wie etwa den Finanzsektor, ist die Einführung eines solchen Systems von hoher Relevanz. Die genauen gesetzlichen Anforderungen sind im Hinweisgeberschutzgesetz und in der EU-Whistleblower-Richtlinie festgelegt.
Funktionsweise eines digitalen Hinweisgebersystems
Ein digitales Hinweisgebersystem (Online-Meldeplattform) ermöglicht es dem Hinweisgeber jederzeit Meldungen abzugeben. Hinweisgeber erfassen Ihre Meldung anhand eines vorgegebenen Fragenkataloges und können zusätzlich relevante Dokumente, Bilder oder andere Beweismittel hochladen. Hinweisgeber haben dabei die Wahl, ihre persönlichen Daten anzugeben oder anonym zu bleiben. Im Falle einer anonymen Meldung wird ein geschützter Kommunikationskanal eingerichtet, über den der Fallbearbeiter bei Bedarf trotzdem mit dem Hinweisgeber kommunizieren kann.
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
Die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es etabliert einen sicheren und vertrauensvollen Kommunikationskanal für Meldungen über Verstöße, Fehlverhalten und Risiken. Dadurch können Missstände frühzeitig erkannt und aufgeklärt werden, bevor ernsthafte Schäden entstehen.
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Anforderungen an ein Hinweisgebersystem
Ein optimales Hinweisgebersystem ermöglicht es Whistleblowern, ihre Meldungen anonym, vertraulich und sicher abzugeben. Zu den wesentlichen Komponenten eines solchen Systems gehören:
- Fokussierung: Gezielte Abfrage relevanter Informationen mittels eines strukturierten Fragebogens.
- Anonymität: Gewährleistung des Datenschutzes durch technische Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise 2-Faktor-Authentifizierung.
- Dialog: Sichere Kommunikation durch verschlüsselte Nachrichten und geschützte Postfächer.
- Dokumentation: Lückenlose und nachvollziehbare Erfassung aller Meldungen.
- Vertrauen: Strenge Berechtigungskonzepte und Zugriffsbeschränkungen, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten.
- Erreichbarkeit: 24/7 Zugang zur Meldeplattform, unabhängig vom Standort.
- Sprachenunabhängigkeit: Zugänglichkeit für internationale Hinweisgeber.
Darüber hinaus müssen auch die Informationen zum Hinweisgebersystem in klarer und leicht zugänglicher Weise erfolgen.
Umsetzung eines Hinweisgebersystems
Bei der Auswahl und Implementierung eines Hinweisgebersystems gibt es diverse Anbieter und Lösungen am Markt. Achten Sie besonders auf:
- Wahrung der Anonymität: Dies ist entscheidend für das Vertrauen der Hinweisgeber in das System.
- Kommunikation: Intern wie extern sollte über das Hinweisgebersystem und die damit verbundenen Prozesse aufgeklärt und sensibilisiert werden.
- Integration in das Compliance-Management: Das Hinweisgebersystem sollte nahtlos in die bestehenden Compliance-Strukturen Ihres Unternehmens eingegliedert werden.