Mit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) stehen Unternehmen vor der Herausforderung, effektive Meldekanäle zu implementieren. Diese Kanäle sollen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Missstände sicher und vertraulich zu melden. Eine Schlüsselfrage, die sich dabei stellt, ist: Wer im Unternehmen sollte für das Management eines Meldekanals bzw. Hinweisgebersystems verantwortlich sein?
Wer darf Meldestellenbeauftragter sein?
Das HinSchG fordert explizit, dass die für das Hinweisgebersystem verantwortliche Person oder Gruppe unabhängig und frei von Interessenkonflikten sein muss. Diese Unabhängigkeit ist entscheidend, um die Integrität des Meldesystems zu gewährleisten und das Vertrauen der Hinweisgebenden zu sichern. Wenn der Geschäftsführer der Hinweisempfänger und Bearbeiter ist, ist das also nicht im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Aufgaben des Verantwortlichen
Im Wesentlichen umfassen die Aufgaben der für das Hinweisgebersystem verantwortlichen Person die
- Entgegennahme und Bewertung von Meldungen: Die sorgfältige Prüfung und Bewertung eingehender Hinweise ist eine der Kernverantwortlichkeiten. Dies beinhaltet die Erstbewertung der Meldungen, die Entscheidung über die weiteren Schritte und gegebenenfalls die Einleitung von Untersuchungen.
- Kommunikation mit den Hinweisgebenden: Die Aufrechterhaltung einer offenen, sicheren und vertraulichen Kommunikationslinie zu den Hinweisgebenden ist in vielen Fällen essentiell. Dies umfasst auch die Bereitstellung von Feedback zum Status der Meldungen und die Sicherstellung, dass der Hinweisgeber über eventuelle Fortschritte informiert wird.
- Koordinierung von Untersuchungen: Falls erforderlich, koordiniert die verantwortliche Person die Untersuchungen zu gemeldeten Missständen. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit internen Abteilungen oder die Beauftragung externer Experten, um die Sachverhalte zu klären.
- Berichterstattung und Dokumentation: Eine transparente und genaue Dokumentation aller Vorgänge im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem ist unerlässlich. Die verantwortliche Person muss regelmäßige Berichte erstellen, die die Aktivitäten des Systems, die Anzahl und Art der Meldungen sowie die Ergebnisse von Untersuchungen zusammenfassen.
- Sicherstellung des Schutzes der Hinweisgebenden: Zu den wichtigsten Aufgaben gehört es, Maßnahmen zu ergreifen, die den Schutz der Hinweisgebenden vor Vergeltungsmaßnahmen gewährleisten.
Anforderungen an die Verantwortlichen
Die Verwaltung von Meldungen und damit die Erfüllung der Aufgaben ist in einem digitalen Hinweisgebersystem wie der Whistlebox sehr einfach.
Die Rolle der für das Hinweisgebersystem verantwortlichen Person ist jedoch vielschichtig und setzt folgende Kompetenzen voraus:
- Umgang mit eingehenden Hinweisen: Die verantwortliche Person muss in der Lage sein, eingehende Meldungen sorgfältig zu prüfen und zu bewerten. Dies erfordert nicht nur Diskretion, sondern auch ein fundiertes Verständnis für die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen des Unternehmens.
- Kommunikation mit Hinweisgebenden: Eine offene, respektvolle und vertrauensvolle Kommunikation ist essenziell. Die Hinweisgebenden müssen sich sicher fühlen, wenn sie sich entscheiden, Missstände zu melden.
- Gewährleistung von Sicherheit und Vertrauen: Es ist wichtig, den Hinweisgebenden Anonymität und Schutz vor Repressalien zu garantieren. Die verantwortliche Person muss entsprechende Maßnahmen ergreifen können, um diese Sicherheit zu gewährleisten.
- Steuerung der Aufklärung: Die Untersuchung der gemeldeten Missstände erfordert eine koordinierte Vorgehensweise, die oft eine Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen des Unternehmens umfasst. Die verantwortliche Person sollte daher über ausgeprägte Fähigkeiten im Projekt- und Konfliktmanagement verfügen.
Interne vs. Externe Verwaltung der Meldestelle
Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Ressourcen oder das Know-how, um ein Hinweisgebersystem intern zu verwalten. In solchen Fällen bietet sich die Option, eine externe Ombudsperson zu beauftragen.
Was ist ein Ombudsmann?
Ein Ombudsmann agiert als unparteiische Schlichtungsstelle. Diese Rolle dient als neutrale Vermittlungsperson in Auseinandersetzungen zwischen Individuen und Organisationen. Innerhalb eines Compliance-Management-Systems übernimmt der Ombudsmann eine Schlüsselfunktion als zentrale Kontaktperson für Hinweisgeber, die auf mögliche Verstöße gegen Compliance-Regelungen aufmerksam machen möchten.
Welche Aufgaben übernimmt der Ombudsmann
Die Rolle der Ombudsperson umfasst Schlichtung und Aufklärung. Doch welche spezifischen Aufgaben sind damit verbunden?
Die Aufgaben einer Ombudsstelle umfassen:
- Den Schutz der Identität der Hinweisgebenden.
- Die vertrauliche Entgegennahme von Informationen, die Verdachtsmomente auf Verstöße oder Unregelmäßigkeiten beinhalten.
- Die unabhängige Bewertung von Meldungen.
- Die Einschätzung von Risiken, Schäden und Kosten.
- Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
- Die Berichterstattung an den Compliance-Beauftragten des Unternehmens.
- Management Ihres Hinweisgebersystems wie beispielsweise der Whistlebox.
Eine solche externe Instanz bringt die folgenden Vorteile mit sich:
- Unabhängigkeit und Objektivität: Eine externe Ombudsperson steht außerhalb der Unternehmensstrukturen und kann daher unvoreingenommen agieren.
- Expertise: Oftmals verfügen externe Ombudspersonen über spezialisiertes Wissen und Erfahrungen im Umgang mit Compliance-Fragen und Hinweisgebersystemen.
- Vertrauen der Mitarbeitenden: Die Option, sich an eine externe Stelle zu wenden, kann die Bereitschaft erhöhen, Missstände zu melden.
Die Rolle der für das Hinweisgebersystem verantwortlichen Person ist komplex und erfordert eine sorgfältige Auswahl. Die effektive Ausführung dieser Aufgaben ist entscheidend für die Glaubwürdigkeit und Wirksamkeit des gesamten Systems. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die ausgewählten Personen oder Dienstleister nicht nur die notwendige Expertise und Erfahrung mitbringen, sondern auch die ethischen Grundsätze und Werte des Unternehmens teilen, um eine Kultur der Integrität und Transparenz zu fördern.
Sprechen Sie gerne mit uns, wenn Sie nicht nur eine Software, sondern auch jemanden brauchen, der für Sie das Management der Hinweisgebersystems abnimmt.