Mit unserem Whistleblower-System Hinweise einfach und anonym verwalten

Whistleblowing bedeutet inhaltlich übersetzt "Alarm schlagen oder "Hinweise geben". Insofern ist ein Whistleblower ein "Hinweisgeber", Enthüller" oder auch "Aufdecker".

Unter einem Whistleblower-System, auch Hinweisgebersystem genannt, versteht man ein Instrument, mit welchem Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Dritte des Umfeldes auf Missstände und Fehlverhalten eines Unternehmens oder einer Behörde aufmerksam machen können.

Dabei dient ein effektives Whistleblower-System in erster Linie der präventiven Verhinderung von Missständen als der reinen Untersuchung des gemeldeten Fehlverhaltens. Hinweisgeber sollen die Möglichkeit erhalten, Meldungen entweder schriftlich über ein Online-System, per Postweg oder Briefkasten abzugeben und/oder mündlich per Telefonhotline.

Im Wesentlichen gibt es drei Informationskanäle bzw. Meldewege für den Hinweisgeber: online, telefonisch und persönlich. Betrachtet man die Themen Anonymität, Erreichbarkeit und Sprachenvielfalt, so bietet sich der Einsatz einer IT-gestützten Lösung wie whistlebox an.

Ein umfassendes Verschlüsselungs-, sowie Zugriffs- und Berechtigungskonzept, stellen dabei die Anonymität des Hinweisgebers sicher. Der Zugriff wird auf die im Unternehmen bzw. vom Unternehmen beauftragten berechtigten Personen beschränkt. Zudem wird die Beachtung zeitlicher Restriktionen (für Annahme und Bearbeitung des gemeldeten Falls) systemseitig sichergestellt.

Über ein Whistleblowing-System sollen Hinweise über Verstöße gegen das EU-Recht gemeldet werden. Dies können beispielsweise Hinweise zur Korruption, Betrug, Diebstahl, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Diskriminierung, Mobbing etc. sein.  

Im Wesentlichen durchläuft ein Hinweis im Whistleblower-System die folgenden Schritte: 

• Der Hinweisgeber gibt seinen Hinweis ganz anonym über eine einfache Eingabemaske ab. Auch hilfreiche Dateien und Dokumente können hochgeladen werden. 
  Den Link zur Eingabemaske erhält er über die Unternehmenswebseite, Intranet, aus einer E-Mail an die Mitarbeiter etc. 
• Für eine weitere Bearbeitung des Hinweises, Einsicht des Bearbeitungsstatus oder nachträgliche Änderung erhält der Hinweisgeber einen Code. 
• Der Empfänger und Bearbeiter des Hinweises ist/sind ausschließlich der/die festgelegte/n Bearbeiter/innen im Unternehmen. 
• Sollte weitere Fragen bestehen, hat besteht über einen anonymen Chat die Möglichkeit zur Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Bearbeiter. 

Durch die Einführung eines Whistleblower-Systems können die Beschäftigten dazu beitragen, die Compliance Kultur im Unternehmen positiv zu beeinflussen. Zukünftiges Fehlverhalten bzw. Missstände können verhindert werden.

Zudem führt die Einrichtung eines internen Meldekanals dazu, dass Missstände zuerst intern gemeldet werden, bevor Sie an die Öffentlichkeit oder eine Aufsichtsbehörde gelangen und ein größerer Schaden entsteht.